KI-Richtlinie und Jahresgespräche: Schatten-KI vermeiden, Kompetenz stärken

Manchmal steckt hinter „Das dürfen wir nicht“ keine Regel, sondern eine Lücke. Und aus dieser Lücke wächst mehr, als HR lieb sein kann: ungenutzte Werkzeuge auf der einen, heimliche KI-Nutzung auf der anderen Seite. Wer KI im Unternehmen wirklich in Bewegung bringen will, muss deshalb an zwei Stellen gleichzeitig ansetzen – bei klaren Regeln und bei echter Kompetenz. Und wie sich gleich zeigt, gilt derselbe Gedanke auch für ein ganz anderes HR-Dauerthema: das Jahresgespräch.

TL;DR
Die Kurzfassung in 20 Sekunden

  • Eine veraltete oder unklare KI-Richtlinie schafft keine Sicherheit, sondern Raum für Gerüchte und Schatten-KI.
  • Prüft eure KI-Richtlinie mindestens alle sechs Monate und beschreibt konkret, was erlaubt, eingeschränkt oder ausgeschlossen ist.
  • KI-Kompetenz entsteht nicht in einem einzelnen Workshop, sondern durch kleine Lernschritte und Anwendung im Arbeitsalltag.
  • Auch Jahresgespräche werden wirksamer, wenn Entwicklung nicht erst in einem einzigen Termin stattfindet.

1. Wenn aus einer „Leerstelle“ der KI-Richtlinie eine „urban legend“ wird

„Warum wird Copilot bei euch nicht genutzt?“

Die Antwort aus einem Kundengespräch: „Das dürfen wir nicht.“

Also der Blick in die KI-Richtlinie. Sie stammte aus Anfang 2024. Kostenlose Chatbots wie ChatGPT oder auch Übersetzungsprogramme wie DeepL wurden darin ausdrücklich untersagt. Microsoft Copilot? Kein Wort. Weder verboten noch erlaubt.

Aus diesem Schweigen war eine vermeintlich eindeutige Regel geworden: KI ist verboten.

Denn Mitarbeitende orientieren sich nicht nur an dem, was ausdrücklich gesagt wird, sondern auch an dem, was nicht gesagt wird. Fehlen konkrete Antworten, entstehen eigene Deutungen. Die einen verzichten auf sinnvolle Anwendungen – die anderen nutzen KI im Verborgenen und das häufig mit privaten Zugängen und ohne abgestimmten Umgang mit Daten.

Diese unkontrollierte Nutzung wird als Schatten-KI bezeichnet und sie ist längst Alltag. Eine ESCRIBA-Befragung von 1.037 Beschäftigten zeigt: Fast jede zweite Person (47,8 Prozent) nutzt im Job KI-Tools wie ChatGPT, die der Arbeitgeber gar nicht freigegeben hat. Gleichzeitig sagen nur 45,2 Prozent, dass es bei ihnen klare Regeln gibt, welche Tools erlaubt sind. Die Menschen sind also weiter als ihre Unternehmen und sie wünschen sich Orientierung: Über 60 Prozent wollen klare Vorgaben, welche Tools sie nutzen und welche Daten sie eingeben dürfen.

Auf der Unternehmensseite sieht es kaum besser aus: Laut Bitkom hatte 2025 erst knapp ein Viertel der Unternehmen (23 Prozent) überhaupt Regeln für den KI-Einsatz aufgestellt – ein Jahr zuvor waren es 15 Prozent. Damit steht fast die Hälfte der Unternehmen weiterhin ohne klare Regelung da, während viele Beschäftigte KI längst nutzen. Genau in dieser Lücke entsteht Schatten-KI.

Für HR ist das kein reines IT-Thema. Es geht um Orientierung, Verantwortungsübernahme und die Frage, wie Menschen in einer Organisation sicher und sinnvoll mit neuen Werkzeugen arbeiten können.

KI-Richtlinie prüfen: Nicht nur den Text, sondern die Wirkung

Eine KI-Richtlinie ist dann hilfreich, wenn Menschen sie im Alltag verstehen, anwenden und vor allem auch einhalten können. Ein Dokument allein – irgendwo im Intranet – schafft noch keine Klarheit.

Drei Fragen für den Richtlinien-Check

Wann wurde eure KI-Richtlinie zuletzt aktualisiert?

Eine Richtlinie, die vor dem praktischen Einsatz aktueller KI-Anwendungen entstanden ist, kann wichtige Lücken enthalten. Prüfe deshalb nicht nur das Datum der letzten Überarbeitung, sondern auch den Anlass:

  • Wurden neue Anwendungen wie Microsoft 365 Copilot berücksichtigt? Und wenn ja – in welchen Konfigurationen, da die unterschiedlichen Copilot-Varianten hier deutliche Funktionsunterschiede haben?
  • Wurden interne Prozesse oder Verantwortlichkeiten aktualisiert?
  • Gibt es neue Erkenntnisse aus Datenschutz, Informationssicherheit oder der praktischen Nutzung?
  • Sind Rückmeldungen aus den Fachbereichen eingeflossen?

Als pragmatisches Prüfintervall bietet sich ein halbjährlicher Check an. Zusätzlich sollte die Richtlinie anlassbezogen geprüft werden, wenn neue Tools eingeführt werden oder sich rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen verändern.

Wissen Mitarbeitende und Führungskräfte, was konkret erlaubt ist?

„Mit personenbezogenen Daten ist datensparsam umzugehen.“ Aha. Und was bedeutet dies nun konkret in meiner alltäglichen Arbeit?

„KI darf nicht für vertrauliche Informationen verwendet werden“ ist ein wichtiger Hinweis. Für den Arbeitsalltag reicht er allein jedoch nicht aus. Sind vertrauliche Informationen als solche gekennzeichnet? Und welche KI-Tools sind gemeint?

Menschen brauchen konkrete Orientierung. Zum Beispiel:

  • Welche Anwendungen dürfen genutzt werden?
  • Welche Daten dürfen eingegeben werden – und welche nicht?
  • Wann müssen Ergebnisse geprüft oder gekennzeichnet werden?
  • Wer trägt die Verantwortung für die finale Entscheidung?
  • An wen können sich Mitarbeitende bei Unsicherheit wenden?
  • Welche Anwendungsfälle sind ausdrücklich erwünscht?

Eine gute Richtlinie sollte nicht nur Verbote sammeln. Sie sollte sichere Nutzung ermöglichen. Das bedeutet: Risiken benennen, Grenzen erklären und zugleich konkrete Wege aufzeigen, wie KI sinnvoll eingesetzt werden kann.

Wird die Richtlinie im Unternehmen besprochen?

Auch eine aktuelle Richtlinie bleibt wirkungslos, wenn sie nur im Intranet liegt. Führungskräfte brauchen die Möglichkeit, Fragen aus ihren Teams aufzunehmen. Mitarbeitende müssen Unsicherheiten ansprechen können, ohne vorschnell als Regelbrechende zu gelten.

Ein hilfreicher Grundsatz lautet: Erst Transparenz schaffen, dann gemeinsam bewerten.

Wenn sichtbar wird, wofür Menschen KI bereits nutzen, lassen sich wiederkehrende Aufgaben, sinnvolle Anwendungsfälle und tatsächliche Risiken besser unterscheiden. Schatten-KI wird damit nicht automatisch unproblematisch. Sie wird aber zu einem Signal: Wo Sicherheit, Regeln, Werkzeuge oder Lernangebote fehlen, suchen Menschen eigene Lösungen.

Mini-Selbstcheck für HR

Beantworte die folgenden Fragen mit „Ja“, „teilweise“ oder „Nein“:

  • Microsoft 365 Copilot und andere tatsächlich genutzte Anwendungen sind berücksichtigt.
  • Erlaubte und nicht erlaubte Datenarten sind verständlich beschrieben.
  • Es gibt Beispiele für erwünschte und riskante Anwendungsfälle.
  • Mitarbeitende wissen, wohin sie sich bei Fragen wenden können.
  • Führungskräfte können die Regelungen in ihren Teams erläutern.
  • Die Richtlinie wird mit Lern- und Austauschformaten verbunden.

Mehrere Antworten mit „Nein“ liefern einen guten Arbeitsauftrag für den nächsten gemeinsamen Check.

 

2. KI-Kompetenz entsteht durch Transfer, nicht durch einen einzelnen Termin

Eine aktualisierte Richtlinie ist ein wichtiger Anfang. Sie beantwortet jedoch nicht automatisch die Frage, wie Menschen KI im Arbeitsalltag sicher und qualitätsvoll einsetzen können.

Genau hier liegt der Unterschied zwischen Information und Kompetenz.

Information erklärt, was gilt. Kompetenz zeigt sich darin, dass Menschen in einer konkreten Situation angemessen handeln können: Sie wählen ein passendes Werkzeug, formulieren eine brauchbare Aufgabe, prüfen das Ergebnis, erkennen Grenzen und übernehmen Verantwortung für die weitere Verwendung.

Auch der EU-AI-Act stellt die KI-Kompetenz der beteiligten Personen in den Mittelpunkt. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um nach bestem Vermögen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer beteiligter Personen zu fördern. Dabei sind unter anderem technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzkontext zu berücksichtigen. Ein bestimmtes Schulungsformat schreibt die Regelung nicht vor.

Von der KI-Fahrschule in den Alltag

Die KI-Fahrschule kann einen wichtigen Einstieg schaffen: Menschen lernen Grundlagen, probieren erste Anwendungen aus und gewinnen Sicherheit im Umgang mit KI.

Doch nach dem Einstieg entstehen oft die Fragen, die im Workshop noch gar nicht sichtbar waren:

  • Wie übertrage ich das Gelernte auf meine konkreten Aufgaben?
  • Wie erkenne ich, ob ein Ergebnis ausreichend zuverlässig ist?
  • Was mache ich, wenn eine Anwendung in meinem Bereich nicht wie erwartet funktioniert?
  • Wie verändere ich einen Prozess, statt nur einzelne Texte schneller zu erstellen?
  • Wie bleibe ich im Austausch, wenn sich Tools und Möglichkeiten weiterentwickeln?

Lernen braucht deshalb eine Anschlussstruktur.

Unsere neuen KI-Impulse setzen an dieser Stelle an. Sie begleiten Teilnehmende über einen längeren Zeitraum und verbinden Lernen mit konkreter Anwendung. Dabei folgen sie einer bewusst aufgebauten Lernkurve: vom ersten Ausprobieren über den konkreten Arbeitsalltag und die kritische Prüfung bis hin zu verlässlichen Routinen.

Vier Phasen, ein Lernweg

Die KI-Impulse sind kein loses Sammelsurium einzelner Tipps. Sie folgen einer Lernkurve, die Teilnehmende Schritt für Schritt vom ersten Ausprobieren bis zu einer verlässlichen Anwendung im Arbeitsalltag begleitet.

„Traue ich mich?“

In der ersten Phase geht es um Einstieg und Vertrauen. Die ersten Aufgaben sind bewusst überschaubar. Teilnehmende erleben, wo KI unterstützen kann, ohne dass daraus gleich ein komplexes Projekt wird.

„Wo spart mir das Zeit?“

Danach rückt der konkrete Arbeitsalltag in den Mittelpunkt. Informationen zusammenfassen, E-Mails strukturieren oder ein Briefing vorbereiten: Die Impulse zeigen, an welchen Stellen KI tatsächlich entlasten kann. Aus Neugier wird ein praktischer Nutzen.

„Kann ich mich darauf verlassen?“

In der dritten Phase wächst die Urteilskraft. KI-Ergebnisse werden nicht einfach übernommen, sondern eingeordnet, geprüft und weiterbearbeitet. Auch Fragen zu Daten, Grenzen und Verantwortung bekommen jetzt mehr Gewicht. Denn wer KI sinnvoll einsetzen will, muss nicht nur wissen, was möglich ist, sondern auch, wann Vorsicht und eigenes Entscheiden gefragt sind.

„Wie mache ich das dauerhaft?“

Die letzte Phase widmet sich Routinen und Transfer. Aus einzelnen, gelungenen Versuchen können wiederholbare Arbeitsweisen werden. Teilnehmende schauen, was sich für ihre Rolle bewährt, wo sich ein Anwendungsfall weiterentwickeln lässt und wie Erfahrungen im Team nutzbar werden. So bleibt KI nicht an einzelnen Experimenten hängen, sondern wird Teil einer reflektierten Arbeitsweise.

Die einzelnen Impulse bleiben dabei klein genug, um sie zeitnah auszuprobieren und gehaltvoll genug, um aus dem Ausprobieren Schritt für Schritt Kompetenz entstehen zu lassen.

Der Nutzen liegt nicht darin, möglichst viele Tools kennenzulernen. Entscheidend ist, dass aus einzelnen Versuchen belastbare Arbeitsweisen werden. Kleine Schritte helfen dabei mehr als ein großer Sprung: eine Aufgabe auswählen, einen Anwendungsfall erproben, das Ergebnis prüfen, Erfahrungen teilen und den nächsten Schritt ableiten.

So wird KI-Kompetenz zu einer gemeinsamen Arbeitsfähigkeit – nicht zu einer zusätzlichen Spezialaufgabe einzelner Technikbegeisterter.

Wenn ihr prüfen möchtet, wie ein solcher Transfer in eure Organisation passen kann, sprecht uns gerne an. Die KI-Impulse können im Anschluss an die KI-Fahrschule oder als eigenständige Unterstützung eingesetzt werden.

3. Jahresgespräche wirksam führen: Wenn ein Format zu viel leisten soll

Was für KI-Regeln gilt, gilt auch fürs Jahresgespräch: Klarheit entsteht nicht durch einen einzelnen Termin. Wenn ein Gespräch im Jahr alles auf einmal leisten soll, geht am Ende das unter, worauf es ankommt – die Entwicklung der Person.

Ein Jahresgespräch soll dann manchmal Rückblick, Bewertung, Zielvereinbarung, Gehaltsgespräch, Entwicklungsplanung und vielleicht auch noch gleich Konfliktklärung gleichzeitig abdecken.

Drei typische Muster

  • Zu viele Inhalte in einem Termin: Wenn Entwicklung und Gehalt eng verbunden werden, geraten Entwicklungsfragen leicht in den Hintergrund.
  • Überraschungen im Jahresgespräch: Was das ganze Jahr nicht angesprochen wurde, soll in 60 Minuten geklärt werden.
  • Bewertung statt Entwicklung: Der Fokus auf Defizite macht das Gespräch zur Prüfung.

Sechs Hebel für wirksamere Gespräche

Hebel 1: Feedforward statt Feedback-Burger

Der klassische (und aus meiner Sicht wirklich gruselige) Feedback-Burger – Lob, Kritik, Lob – wirkt kaum: Anfang und Ende bleiben im Gedächtnis, die Kritik in der Mitte verpufft.

Besser: Statt Vergangenes zu bewerten, zwei konkrete Ideen für die Zukunft erbeten – zuhören, nur „Danke“ sagen, nicht diskutieren. Ein einziger klarer Eröffnungssatz genügt; der häufigste Fehler ist nicht Härte, sondern vermiedener Klartext. Dabei hilft es, Verhalten zu benennen statt Charakter.

Konkret : ein Satz für die Haltung, zwei Fragen für die Zukunft.

Mehr dazu auch in meinem LinkedIn-Artikel „Warum die Frage, ob ich ein Feedback geben darf, Unfug ist“.

Hebel 2: Stärken im Moment markieren

Starke Führungskräfte beschreiben seltener Schwächen. Häufiger ihre eigene Reaktion – „So kam das bei mir an“ – und fragen nach, was genau funktioniert hat.

Praxisbeispiel: Nach einer gelungenen Präsentation nicht nur loben, sondern fragen: „Was hast du diesmal anders gemacht?“ Das macht gelungenes Verhalten wiederholbar. Wer den Prozess lobt statt der Person, fördert Dranbleiben statt Angst vor dem nächsten Fehler.

Konkret : eine Nachfrage statt eines Lobsatzes – „Was genau hat funktioniert?“

Hebel 3: Psychologische Sicherheit als Fundament

Ohne psychologische Sicherheit erfährt eine Führungskraft im Gespräch oft nur, was gefahrlos ist – nicht, was zutrifft. Eine „offene Tür“ reicht dafür meist nicht. Sicherheit entsteht durch das eigene Verhalten: eigene Fehler zeigen, Fragen ernst meinen.

Konkret : Dieser Hebel wirkt im Hintergrund der anderen. Fehlt er, wirken auch die übrigen Hebel spürbar schwächer.

Hebel 4: Themen trennen

Wenn Entwicklung und Gehalt im selben Gespräch verhandelt werden, geraten Entwicklungsfragen leicht in den Hintergrund. Wer beides bewusst voneinander löst, gibt jedem Anliegen einen eigenen Raum.

Konkret : Entwicklung und Gehalt in getrennten Gesprächen mit eigenem Ziel führen.

Hebel 5: Über das Jahr verteilen

Was das ganze Jahr nicht angesprochen wurde, lässt sich nicht in 60 Minuten nachholen. Rückmeldung, Prioritäten und Entwicklung gehören regelmäßig in den Jahresverlauf. Regelmäßiges Feedback entspannt sowohl Führungskraft als auch Teammitglied.

Konkret : kurze, wiederkehrende Feedbackpunkte statt eines einzigen Jahrestermins.

Hebel 6: Rückblick und Ausblick verbinden

Ein reiner Blick auf Defizite macht das Gespräch zur Prüfung. Wer Rückblick und Ausblick verknüpft, richtet den Fokus auf Entwicklung statt Bewertung.

Konkret : Was hat geholfen, was hat behindert – und was macht im nächsten Zeitraum einen Unterschied?

Zwei Einstiegstüren für HR und Personalentwicklung

  • Simulatortag: Wer merkt, dass Führungskräfte eher mit Anspannung als mit Klarheit in diese Gespräche gehen, denkt das Thema am besten als Übungsraum. Im Simulatortag mit einem professionellen Seminarschauspielcoach üben und erproben sie schwierige Gesprächssituationen an realistischen Szenarien – in einem geschützten Raum und mit konkretem Feedback.
  • Kommunikations- und Feedbacktraining: Egal ob als Basis- oder Vertiefungsworkshop für erfahrene Führungskräfte bzw. schwierige Gesprächssituationen, mit der passenden Haltung und hilfreichem Handwerkszeug und Tipps, wird Feedback zu einem wichtigen Führungsinstrument. Beide Wege unterstützen dasselbe Ziel: Entwicklung wird nicht auf einen einzigen Termin verschoben, sondern als wiederkehrende Führungsroutine gestaltet.

Beide Wege unterstützen dasselbe Ziel: Entwicklung wird nicht auf einen einzigen Termin verschoben, sondern als wiederkehrende Führungsroutine gestaltet.

Zusätzlich liefern unsere HRpI-KollegInnen aus unserem HR-Sparring-Hub auf Basis jahrelanger eigener HR-Erfahrung in Unternehmen zusätzliche Perspektiven und Unterstützung, wenn Prozesse, Vorgehensmodelle oder auch Gesprächsleitfäden eingeführt und verbessert werden sollen.

Dein nächster Schritt

Die Fragen für den nächsten Schritt sind einfach:

  • Ist eure KI-Richtlinie noch aktuell?
  • Welcher Anwendungsfall soll in den nächsten sieben Tagen erprobt werden?
  • Welche Themen tauchen in euren Jahresgesprächen regelmäßig zu spät auf?

Und wenn du die Gesprächskompetenz deiner Führungskräfte weiter stärken willst, unterstützen wir dich mit passenden Formaten – von Kommunikation & Feedback über Performance-Feedback bis zum Simulatortag:

Wenn du mit uns eure KI-Richtlinie aktualisieren oder die KI-Impulse kennenlernen willst oder Simulatortage planen möchtest, schreib gerne direkt an kontakt@hr-performance-institut.de und wir finden gemeinsam den richtigen Einstieg.

Weiterführende Impulse