Über 70 Workshops. Fast 2.000 Teilnehmende. Und trotzdem war das nicht der schwierigste Teil.

Das Schwierige war nicht „KI erklären“.

Das Schwierige war: Ängste zu nehmen und Lust auf KI zu machen, so dass Menschen sie im Alltag wirklich nutzen – sicher, pragmatisch und ohne Hype.

Denn zwischen „Wir haben Copilot – glaube ich.“ und „Wir arbeiten damit. Wirksam. Jeden Tag.“ liegen ein paar sehr menschliche Hürden.
In diesem Blogbeitrag – und unserer Online-Session – teilen wir 5 Learnings aus einem KI-Großprojekt in einem Handelskonzern.

TL;DR
72 Workshops später – die Kurzfassung in 25 Sekunden.

  • Wir haben ein KI-Großprojekt bei einem Handelskonzern abgeschlossen: fast 2.000 Teilnehmende in über 70 Workshops (KI-Basics, KI-Prompting, KI@Leadership).
  • Learning #1: Start before you are ready – nicht auf die Strategie-Folien warten sondern bestehende Tools nutzbar machen. Und dann skalieren.
  • Learning #2: Angst nehmen. Lust machen. Anwendungssicherheit schaffen. („Good enough for now, safe enough to try.“)
  • Learning #3: Kurze Inputs – gefolgt von intensiven Übungsphasen. Und dies mit eigenen Beispielen.
  • Learning #4: Kontext schlägt Content. Vertraute Inhalte, Aufgaben und Use Cases sind ein starker Multiplikator.
  • Learning #5: Leitplanken schaffen Orientierung und Sicherheit – wenn sie richtig gesetzt sind.
  • Die Erfahrungen aus diesem und weiteren Projekten bündeln wir in der KI-Fahrschule: www.ki-fahrschule.com.

KI im Unternehmen skalieren: 5 Learnings aus 72 Workshops

KI wird in vielen Organisationen gleichzeitig als Produktivitätshebel, Kulturthema und Führungsaufgabe diskutiert. Und genau deshalb scheitern KI-Initiativen selten an der Technik – sondern an Transfer, Klarheit und Umsetzungsdesign.

Wir im HRperformance Institut haben ein KI-Großprojekt bei einem Handelskonzern abgeschlossen: fast 2.000 Teilnehmende in 72 Workshops – mit den Schwerpunkten KI-Basics, KI-Prompting und KI@Leadership (als gesonderter Basis-Impuls für Führungskräfte).

In diesem Blogbeitrag teilen wir 5 Learnings, die für HR und Geschäftsführung besonders relevant sind – inklusive konkreter Ableitungen für deinen Start.

Warum wir drei Formate genutzt haben (Basics, Prompting, Leadership)

Drei Formate waren aus unserer Sicht hilfreich, weil sie drei unterschiedliche „Jobs“ erfüllen:

  • KI-Basics: Orientierung schaffen (Möglichkeiten, Grenzen, erstes gemeinsames Verständnis)
  • KI-Prompting: Handwerk + Praxis (damit Nutzung nicht bei „spannend“ stehen bleibt)
  • KI@Leadership: Speziell für Führungskräfte (damit Führung auch im Thema KI Orientierung gibt statt zu bremsen – und KI auch in der alltäglichen Führungsarbeit zum Einsatz kommt).

5 Learnings aus 72 Workshops (und wie du sie nutzen kannst)

Learning 1: „Start before you are ready“ – warte nicht auf die perfekte Strategie

Eines der stärksten Muster im Projekt: Nicht warten, bis alles strategisch fertig formuliert ist, sondern mit klaren Quick-Wins starten – und dann iterativ verbessern.
Wichtig: „Start before you are ready“ heißt nicht kopflos losrennen.

Es heißt:

  • klein starten (klarer Scope, klare Zielgruppe),
  • erste Nutzenmomente sichtbar machen,
  • Feedback einsammeln (was funktioniert wirklich? wo hakt’s?),
  • dann skalieren (mit besserem Design und besserer Akzeptanz).

Mini-Startpunkt für HR & GF
Wähle 1–2 typische Wissensarbeits-Aufgaben (z. B. E-Mails strukturieren, Gesprächsvorbereitung, Dokumentation, Meeting-Agenden) und baue daraus einen ersten Quick-Win-Use-Case, der in 2–4 Wochen Wirkung zeigt.

Learning 2: Angst nehmen. Lust machen. Anwendungssicherheit schaffen.

Ein Satz, der im Projekt immer wieder als Leitmotiv funktioniert hat: „Good enough for now, safe enough to try.“

Denn viele Mitarbeitende steigen nicht ein, weil sie unsicher sind:

  • „Darf ich das?“
  • „Mache ich etwas falsch?“
  • „Wie zuverlässig ist das Ergebnis?“
  • „Was ist mit sensiblen Daten?“

Praxisnah heißt dann: Nicht nur Tools erklären – sondern Sicherheit im Anwenden erzeugen.

Was in der Praxis dabei hilft (ohne zu überfrachten):

  • ein klarer Erlaubnisrahmen zum Ausprobieren,
  • einfache Qualitätsroutinen (z. B. „Output kurz prüfen, Quellen/Logik checken, Tonalität anpassen“),
  • Beispiele, die entlasten statt einschüchtern.

Das ist #HerzundHirn in Reinform: Performance entsteht dort, wo Menschen sich sicher genug fühlen, um zu handeln.

Learning 3: Kurzer Input, lange Übungsphasen (weil Können nur so entsteht)

In KI-Trainings sieht man häufig: viel Input, wenig Übung. In der Praxis war es wirksamer, es umzudrehen: kurzer, motivierender Input – und dann viel Zeit zum Üben. Und zwar an eigenen Beispielen.

Warum? Weil Prompting und KI-Nutzung weniger „Wissen“ ist, sondern eher eine neue Arbeitsroutine:

  • Denken strukturieren,
  • Anforderungen präzisieren,
  • Ergebnisse prüfen,
  • iterativ nachschärfen.

Ableitung für dein Enablement-Design:
Plane Formate so, dass Teilnehmende im Workshop an echten Aufgaben arbeiten. Wenn das Üben auf „irgendwann später“ verschoben wird, kommt es oft nicht mehr zur stabilen Routine.

Learning 4: Adaption ans Unternehmen ist kein Nice-to-have – sie ist der Multiplikator.

Ein generischer KI-Workshop kann inspirieren.

Aber wenn du schnellen und wirksame Anwendung und Transfer willst, brauchst du konsequente Adaption:

  • Inhalte auf eure Rollen, Prozesse und Sprache,
  • Aufgaben auf euren Alltag,
  • Use Cases für eure Wertschöpfung.

Kurz: Kontext schlägt Content.

Ein einfacher Hebel (der fast immer wirkt):
Vorab 1–2 reale Aufgaben je Teilnehmendem einsammeln („Ich schreibe häufig… / Ich muss oft… / Ich bereite regelmäßig … vor“) und diese in Übungsphasen bearbeiten lassen. Dann entsteht Transfer nicht als Hoffnung, sondern als Ergebnis. Und vor allem – lass Teilnehmende von eigenen Experimenten – selbst wenn sie ursprünglich in Grauzonen stattfanden – berichten ;)

Learning 5: Leitplanken + Multiplikatoren früh mitdenken (damit Skalierung sauber wird)

Skalierung passiert selten nur durch „mehr Termine“.

Sie passiert durch zwei Dinge:

  1. Leitplanken, die handlungsfähig machen (statt zu blockieren)
  2. MultiplikatorInnen / Champions, die Nutzung im Alltag stabilisieren

Wenn eines von beiden fehlt, entstehen typische Muster:

  • „Wilder Westen“ (viel Aktivität, wenig Standard)
  • „Pilot-Inseln“ (gute Erfahrungen bleiben lokal)
  • oder „Blockade“ (Unsicherheit bremst alles)

Gerade deshalb lohnt es sich, Leitplanken nicht als „späteres Governance-Thema“ zu behandeln, sondern als Enablement-Voraussetzung.

Was wir daraus gemacht haben: die KI-Fahrschule

Aus den Learnings (und weiteren Projekten) haben wir die KI-Fahrschule / www.ki-fahrschule.com gebündelt: ein Programm, das KI strukturiert, sicher und messbar in den Arbeitsalltag bringt – für Geschäftsführung, HR, Personalentwicklung sowie People & Culture.

Auf der Seite findest du u. a.:

  • den Gedanken „Führerschein für den produktiven KI-Einsatz“
  • einen KI-Reifegrad zur Standortbestimmung
  • sowie die 4 Module (Mindset & Motivation, Prompting, Deep Dive & Use-Case-Sprints, Alumni & KI-Community)

#HerzundHirn-Impuls am Mi, 25.02.26 / 13:00 Uhr

Am Mittwoch, den 26.02.26 geben wir in einem virtuellen #HerzundHirn-Impuls weitere Einblicke in das Projekt: Learnings, Stolpersteine – und stellen die KI-Fahrschule und KI-Framework näher vor.

Jetzt direkt hier anmelden oder einfach uns eine eMail an kontakt@hr-performance-institut.de mit dem Stichwort „Infos“ senden um Ende Februar die Slides und weitere Infos zur Session zu erhalten.